上手な貸し会議室の使い方

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現在、渋谷区に限らず、多数の貸し会議室が存在いたしますが、利用料金等、各会場様々な設定、規定があり、ご利用のお客様は会場選びにお悩みになる場合もあると思います。

今回は貸し会議室を借りる際に、ほぼ、どの会場利用でも共通してポイントとなる事項をまとめましたので、ご参考にしていただければと思います。

貸し会議室とは?

貸し会議室とは、ビルのフロアを時間単位で貸し出しする業態です。一般的にはオフィスビルが多く、マンション等での営業は殆どございません。又、ビル内に飲食店、その他の店舗が入居しており、他のフロアを貸会議室としてレンタルしているケースもございます。

運営会社につきましては、自社ビル運営、又は空室期間が長いフロアを低額の家賃で契約し、貸し会議室の売り上げの一部をビルオーナーに支払う形で営業している場合もあります。この場合、家賃は無しで月毎に決められたパーセントをビルオーナーに支払うケースもある様です。(弊社は自社ビル運営です。)

※本ページでは、「お得な使い方」と「利用する際の確認事項」を記してございますが、特に「利用する際の注意事項は」何処の会場を利用する際もポイントになると思いますので、ご参考にしていただければ幸いです。

貸会議室のお得で便利な使い方

1、貸し会議室の利用料は各社により異なりますので、ご予約を入れる際注意して確認しましょう。総額に一番影響するのは、白板マイクプロジェクタースクリーン等の備品が無料か有料かという点ですので、ビルの立地条件、会議室の広さ等、お客様のご都合に合う場合は、なるべく備品が無料の貸し会議室を利用するのがお得です。
備品が有料の場合、特にプロジェクターのレンタル料が高額に設定されているケースが多いと思いますので、持込みが可能か否か確認し、可能な場合は自社(ご自分)のプロジェクターを使用するのも、費用をおさえる手段です。持込みの場合、置台の有無及び料金発生の有無も確認しましょう。

2、利用時間の追加料金、及び延長料金の安い会議室がお得です。特に延長料金については、弊社のように、予約時に追加した場合と当日の急遽延長で、同じ時間数でも料金が異なる場合がございますので、追加可能な場合は、ご予約時に追加しておいた方が割安になる場合がございます。又、ご予約時には次の時間帯が空室でも、その後満室になる場合がございますので、延長の可能性が高い場合は、予約の時点で追加時間を確保しておくのをお薦め致します。

3、給湯室が自由に使える会議室が便利です。フロア内に給湯室が有り、インスタント飲料、ミネラルウォータ―等が無料で飲める場合がございますので、ご予約時に確認しましょう。特に少人数様の会議等の場合は自販機で飲料水を購入しなくて済みますので大変便利です。

4、プリンターが会議室内又は隣接のロビーに常設されている会場が便利です。フロア内に無い場合、近くのコンビニエンス迄行かなくてなりません。 (近隣にコンビニエンスが無い場合もございます。)コピーの予定が有る場合は事前に確認しましょう。※当貸し会議室はプリンターの設置がございません。コピ―等のご要望は、弊社事務所のプリンターをご利用いただけますが、近隣のコンビニエンス(歩いて1分半程です)より割高になっておりますのでご留意願います。

貸し会議室を利用する際の確認事項

1、料金表に記載されている金額が、税込か税抜か。
以前より税額が高くなっておりますので必ず確認が必要です。

2、備品が無料か有料か。
別料金の場合、室料×1.〇〇倍ほどの総額になってしまいます。

3、運営会社のスタッフが常在か否か。
不在の場合、設備のトラブル時等、その後の催事進行に影響が出る場合がございます。又、不在の場合、下記事項「4」の災害時等に、避難通路への誘導はありませんので、お客様ご自身で、事前に非常口の確認が必要です。

4、避難通路が確保されているか。
万が一の災害時には、命に係わる大事な確認事項です。

5、予約時間の何分前に入室可能か、又、当日の延長料金についての規定を確認。
予約時間より早く入室した場合、追加料金が発生してしまいます。又、延長料金は直ぐに発生してしまう場合と、例えば5分以内はサービスとなっている場合等がございます。

6、喫煙場所が同フロア内に有るか。
同じフロアに無い場合、違う階迄行かなくてはならなくなります。階数によっては、休憩時間数に影響しますので注意しましょう。

7、レイアウトのセッティング及び終了時の原状回復についての確認。
会議室によっては全てお客様側でセッティングしなくてはならない会場もございます。又、終了時の原状回復が必須の会議室もございます。

8、精算についての規定確認。
前払いの振込精算の会場が多いですが、指定日迄に入金が無いと、キャンセル扱いになってしまう場合も有る為注意が必要です。

9、ビル全体の環境確認。
会場のあるビル全体の環境も確認した方が安心です。お客様との雑談の中で、同じフロア、又は階数の近いフロアに飲食店が有り、利用中会議室内にゴキブリが出た事例も聞いた事があります。又、会議室の中ではなかった様ですが、「フロア通路にネズミが走っていた」等の話しを聞いた事がございますので、気になるお客様は環境のご確認をお薦め致します。

10、声の大きさはどの位まで大丈夫か、事前の確認。
同じフロアに隣接して会議室がいくつも有る場合は、大声を出すセミナー等には使用出来ない場合が有りますので注意が必要です。

上記が貸し会議室を借りる際のポイントになりやすい事項だと思います。会場選びは、お客様との相性もあると思いますが、上記ご参考にしていただければ幸いです。

当SIビル貸し会議室ご検討の際、ご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。詳しくご説明いたします。

SIビル貸し会議室運営理念

お客様皆様にご気分よくご利用いただく為に。

貸し会議室の運営につきましては、空室状況のお問い合わせからご予約の受付、そしてご利用日当日の終了時迄、いかにスムーズに使い勝手良くお使いいただけるか、又、お客様がお招きになったご来場者様に少しでもご気分良くお使いいただける様、常に念頭に置き、運営に当っております。

弊社が運営しております貸し会議室は、自社ビル6F、1フロアのみの営業の為、渋谷区内他社の貸し会議室に比べて大きな規模の運営ではございませんが、その分、各時間帯1組のお客様貸し切りの時間貸しスペースとして、最大限の融通性で対応させていただく事を基本理念としております。会議室が1フロアのみの為、お客様のご希望日に副えない場合もございますが、ご予約いただいた際は、前述の基本理念に基づき、極力使い勝手良くご利用いただける事を心掛けております。又、貸し会議室と同フロアーに弊社事務所があり、スタッフが常在しておりますので、備品ご利用時の操作方法等も速やかに対応可能です。

営業開始以来、数多くの渋谷区近隣企業様はじめ、遠方からお越しのお客様にリピートしていただいております事を心から感謝申し上げますと共に、末永くご利用いただけます様、着席数限定の割引サービス、10%~70%offのサービスデイ、長期の社内研修及び連日でのセミナー開催に大変ご好評いただいている「貸し会議室連日貸し切りプラン」、お問い合わせ日から一週間以内に急遽ご予約の場合の直割サービス、土、日、祝日の夜間を格安にてご利用いただけるサービスを導入致しております。また、以前は別途加算となっておりました、飲食物取寄せ手数料等も廃止致しました。上記の各サービスはセミナー開催、社内会議及び研修会の多い企業皆様に大変ご好評いただいております。その他に期間限定サービスも不定期に実施しております。

利用料金につきましては、渋谷区内近隣他会場と常に比較し、プロジェクター等の備品込みで、地域最安値の設定を心掛けております。低料金に加え、各サービスを有功にご活用いただき、セミナー開催、社内会議の経費削減にお役立て下さい。1期分トータルの会議室レンタル経費削減としてお役にたてる事と存じます。

又、現在では渋谷駅周辺の開発、整備が進み、ご利用の路線によっては、渋谷ヒカリエ経由でもご来場可能な貸し会議室となっております。

駅前の喧騒から少しだけ離れた静かな環境で、効果的なセミナー、プレゼンテーションの場としてご利用ください。